エクセル住所録との連携などのファイル操作　　　　安倍（09/5/10改）

（１）Outlook Express(Windows Mail)

（２）Outlook 2003/2007

エクセルの住所録と、Outlook Express（Windows Mail）あるいは、Outlook 200Xのアドレス帳との連携を紹介します。
Outlook Express と Outlook 200X （OfficeXPに付属）は名前は似ているが全く別のソフトですから注意。
エクセル表の各項目名（フィールド名）を指定の名にしておくと簡単にアドレス帳に取り込むことができます。　この項目名の名前に注意しないと後の操作が面倒になります。　また、不可解なことに、項目名や、操作手順はOutlook Express　と、Outlook 200X では違います。
また、Outlook Express　／Outlook 200X　のVersionによっても異なる場合があります。
Windows Vista では、 Outlook Express の名は Windows Mail になりました。 本記事で特にことわらない限り Outlook Express ＝ Windows Mail、 Outlook 2003＝Outlook 2007 です。

（１）　Outlook Express（Windows Mail）

1）エクセル表の項目名　設定

・Outlook Express　と、Outlook 200X ではフィールドの標準項目名が違ので注意。
　 標準項目名以外の名前を使用すると操作の途中で再設定が必要。
・下記項目名は省略してもＯＫ。　下記項目以外の項目がある場合は無視されるだけで問題ない。

1. Excel ファイルを ＣＳＶ（カンマ区切り） 形式で保存し、Outlook Express/Windows Mail　で、
   ファイル　→　インポート　→　ほかのアドレス帳　→　テキストファイル（カンマ区切り）　→　インポート　→　
   →　参照　をクリックして　保存 CSV ファイルを指定する。
   VISTA の Windows　Mail ではさらに CSV形式に保存する際、文字コード を ANSI → unicode(UTF-8)に変換しないとインポートで文字化けします。
   unicode(UTF-8)変換方法：
   ・Excel で CSV形式保存 →
   ・Notepad / TeraPad などのエディタで読込み → 文字コード をunicode(UTF-8) に指定して保存 →
   ・このファイルを Windows Mail でインポート。
   
   以上で Outlook Express のアドレス帳に取り込みできます。
2. Excel表の項目名を1）の指示と違って、例えば　電子ﾒｰﾙ ｱﾄﾞﾚｽ　とせずに　電子メール　とした場合、上の　a.　で
   保存 CSV ファイルを指定後　→　テキストフィールド選択　→　割り当て変更　→　電子メール　を　電子ﾒｰﾙ ｱﾄﾞﾚｽに変更する。
3. 上の操作で「割り当て変更」表にない項目、例えば「フリガナ」はアドレス帳に直接はインポートできない。指定項目のニックネームなどにインポートし、後で変更すればできるが面倒。 Windows　Mail の場合も同じ。　ただし、Windows　Mail では Outlook Express と異なり、フリガナは検索／ソートに利用できる。　

アドレス帳は、Excel形式で保存しておくとバックアップばかりでなく他のいろいろな用途に利用できて便利です。
ファイル　→　エクスポート　→　他のアドレス帳　→　CSV ファイルを指定　→　保存先指定
で、 Excelで利用できるCSV ファイルで保存できます。
注意：

• サブフォルダに入っているアドレス帳を「メインユーザの連絡先」にいったん移さないとエクスポートできない。
• フリガナのエクスポートは不可、Outlook 2003は名フリガナは可、姓のフリガナは不可？？

Windows Mail　はこちらも参照

アドレス（連絡先）データファイル：　標準（デフォルト）保管場所

・Outlook Express：　固有のファイル名　***.wab
　C:\Documents and Settings\Owner\Application Data\Microsoft\Address Book \owner.wab

・Windows Mail (VISTA)：
　C:\ユーザ\owner名\アドレス帳\各個人の名前.contact　（個人ごとに独立したファイル）

メッセージデータファイル：　メッセージデータファイルの標準（デフォルト）保管場所と、ファイル形式の違い　

・Outlook Express：
　C:\Documents and Settings\Owner\Local Settings\Application Data\Identities\***長い文字列*******\Microsoft\Outlook Express \****.dbx
ファイル名はメインフォルダ別に ****.dbx 　のファイル名で保管される。　サブフォルダ別にはならない。

・Windows Mail (VISTA)：
　C:\ユーザ\owner名\AppData\Local\Microsoft\Windows Mail \***.eml
　ファイル ***.eml は、メールソフトがなくても単独で内容が読める。

古いメールの整理：　

メール量が増えるとソフトの起動が重くなるので軽量化の操作（整理）が必要である。　メールソフトは複数のメールを一つのデータファイルで保存しているので、これを分割することで軽量化できる。

・Outlook Express：
フォルダ単位でデータファイルとなっているので古いメール用フォルダを作って手動でメールを移動する。　
移動後は、「ファイル」 → 「フォルダ」 → 「すべてのフォルダを最適化」 を実行する。 これにより移動元のメールデータの実体が削除される。

表示リストのフオントサイズ変更：

・Outlook Express：
表示リストのフォントサイズ変更はできないようだ。

1. メール宛先の一部をBcc で発信した場合
   「送信済みアイテム」に入った送信後の控メールからは　Bcc 宛先が消えています。
   即ち、誰にBcc発信したか記録が残りません。 （Outlook2003ではBcc の記録が残る）
   ただし、Bcc宛先記録は、ヘッダー情報を見れば分かります。※）
   
2. Excelの住所録からアドレス帳にインポートする場合
   ・ Excelファイルから直接インポートできず、いったん CSV 形式に変換する必要がある。
   ・ 決められた連絡先のフォルダーにしかインポートできない。
   　 （Outlook2003ではExcelファイルから直接インポートできる。また、目的別フォルダにインポートできる）
   ・フリガナは直接は取り込めない。 ニックネームなどの指定項目で取り込み、後で変更すればできるが面倒。
   　 フリガナはWindows Mail では検索／ソートに利用できるが Outlook Express では利用価値はない。
3. 過去のメールをまとめて保存する場合、Outlook Express の ファイル形式でしか保存できない。
   （Outlook2003ではテキスト文で保存できるので、メールソフトがなくても読める）
   
4. VISTA の Windows　Mail ではさらに
   ・ CSV形式に保存する際、文字コード をunicode(UTF-8)に変更しないとインポートで文字化けします。
   方法：
   　　・Excel で CSV形式保存 →
   　　・Notepad / TeraPad などのエディタで読込み → 文字コード をunicode(UTF-8) に指定して保存 →
   　　・このファイルを Windows Mail でインポート。
   
   ・ 宛先を親類、友人、業務、など分野別にサブフォルダ分けができるが、 メール宛先に入力する際は全て一緒になってしまったアドレス帳から検索で入力するので やりにくくなりました。

・Outlook Express 6　（Windws Mail は下記 a. b. の機能はない）

• アドレス → 　ツール → 　オプション　で「Outlook と情報を共有」を選択すると、Outlook 「連絡先」の主フォルダ内データのみがOutlook Express 側のアドレス帳で利用できる。　Outlook 「連絡先」のサブフォルダ内データは見えないし利用できない。　こんな機能は Outlook Express にとってどんな意味があるのか全く不明。　編集は全てOutlook側でしかできない。
• また、「Outlook と情報を共有」を選択すると、Outlook Express では連絡先のサブフォルダを作成するこはできず、再起動するとすでにあるサブフォルダは中身ごと消える。　しかし、「Outlook と情報を共有せず」に戻すと消えたフォルダと中身は復活する。
• 連絡先フォルダのサブフォルダ内はエクスポートできない。　あらかじめ主フォルダに移しておく必要がある。（Windows Mail も）

・Windws Mail

• アドレス帳は、分野別にサブフォルダに分けることができるが宛名入力の際は統合化されてしまう。

・項目名は「電子ﾒｰﾙ ｱﾄﾞﾚｽ」ではなく　「電子ﾒｰﾙ」である。　（全角可）
・Outlook Express　の場合と異なり、エクセル表から取り込める項目名（フィールド名）の種類は多い（例：フリガナ）が、
郵便番号は取り込めない。　日本語対応の欠陥。

1. Outlook Expressの場合 と同じくCSV 経由でもできます。　この場合の手順は
   ファイル　→　他のアプリケーションからのインポート　→　テキストファイル（windows、カンマ区切り）
   →　参照　をクリックして　上記の保存 CSV ファイルを指定　→　フィールドの一致　→　左のインポート元の項目を右の該当項目へドラグする。
   
2. ただし、フィールドを上記表の項目名にしてあれば、上記 a. の「インポート元の項目を右の該当項目へドラグする」操作は省略できる。
   
3. CSV を経由せず、エクセル ファイルをそのままアドレス帳にインポートできます。
   その際、取りこむエクセル表の範囲を指定し、「挿入」→「名前」→「定義」で範囲名を付ける必要があります。
   あとは Outlook 2003　で、ファイル　→　他のアプリケーションからのインポート　→　エクセル →　参照　
   をクリックしてエクセルファイル名を指定　→　「定義名」をチェック　します。
   
4. Excel表で、姓と名の間に半角の空白があると英文表記とみなされ、インポート後の姓と名が入れ替わるから注意。　全角の空白なら問題ない。　また、Outlook Express ではそのような問題は生じない。

連絡先とアドレス帳

• Outlook には「連絡先」と「アドレス帳」の２つがある。　両者連携しているが完全ではない。
  ・「連絡先」にインポートした場合は「アドレス帳」にも表示する。
  ・フォルダ名変更、名前追加など、どちらかを修正した場合も他方に反映される。
  ・ただし、「連絡先」内にサブフォルダを個別に作成した場合は「アドレス帳」に表示されない。
  その場合「連絡先」を「アドレス帳」に表示させるには：
  連絡先 → サブフォルダを右クリック → プロパティ → Outlookアドレス帳 → 「電子メールのアドレス帳にこのフォルダを表示する」　にチェックを入れる。
  
• 連絡先フォルダの消去：　そのまま消去
  アドレス帳の消去：　主画面のツール → オプション → メールセットアップ → データファイル → アドレス帳　から行う。

※）Outlook 2003では標準でExcelの取込み機能がインストールされていない。最初の使用でOriginal Disk のドライブへのセットを求められる場合がある。

アドレス帳は、Excel形式で保存しておくとバックアップばかりでなく他のいろいろな用途に利用できて便利です。
２００３と、２００７で若干違う。以下は２００７の場合。
ファイル　→　インポート／エクスポート　→　ファイルにエクスポート　→　Excel　→　・・・・・・
で、 Excelに保存できます。
注意：

• 姓の列と名の列を統合する法：新たな列を挿入→ここに　=a2&b2　とすると a2 と b2 が統合する。a2 と b2 を入替えると b2 が前に統合する。
  これを他の行にコピ−する。

アドレス（連絡先）データファイル：　標準（デフォルト）保管場所

・Outlook2003（XP）：　ファイル名　***.csv　などの汎用形式
C:\Documents and Settings\Owner\Application Data\Microsoft\Outlook\ の中に、***.xml, ***.dat, ***.NK2 などイロイロなファイル

・Outlook2007(vista)：
C:\ユーザ\ユーザ名\AppData\local\Microsoft\Outlook\ Outlook.pst　 （メッセージと共通）

メッセージデータファイル：　メッセージデータファイルの標準（デフォルト）保管場所と、ファイル形式の違い　

・Outlook2003(WinXP)：
C:\Documents and Settings\Owner\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook**.pst
ファイル名はメールフォルダ全てが統合された巨大なファイル（ファイル名： ****.pst） になって保管される。バックアップした場合、これをインポートする際に メールフォルダ別に復元される。

・Outlook2007(vista)：
C:\ユーザ\ユーザ名\AppData\local\Microsoft\Outlook\ Outlook.pst　（アドレスと共通）

Outlook.pst ファイルの修復：

C:\Program Files\Microsoft Office\Office12 　の中にある　Scanpst.exe を起動し、Outlook.pst を指定する。

古いメールの整理：　

メール量が増えるとソフトの起動が重くなるので軽量化の操作（整理）が必要である。　メールソフトは複数のメールを一つのデータファイルで保存しているので、これを分割することで軽量化できる。

・Outlook2003：
フォルダ単位のデータファイルとなっていないので、単にフォルダを分けただけではメールデータは分割されない。　以下の操作で分割する。
自動：「ツール」 → 「オプション」 → 「その他」」 → 「古いアイテムの整理」　で設定すると、
一定期間経過したメールは別ファイル archive.pst に移動する。
手動：「ファイル」 → 「新規作成」 → 「Outlookデータファイル」　ここで「Office Outlook 個人用フォルダファイル(pst)」を選択し、
以後指示に応じて新しいフォルダ名を入力する。　生成したフォルダに手動で移す。

表示リストのフオントサイズ変更：

・Outlook2003：　「表示」 → 「並べ替え」 → 「現在のビュー」 → 「現在のビューの編集」 → 「その他の設定」
でメールリストのフォントサイズなど各種の設定ができる。

1. ビジネス用なのでスケジュール表など、多くの機能がついていて使いにくい。
2. メールデータが一括した巨大なファイルになってるのでバックアップが面倒。
3. 市販の Outlook2003 解説本は メール解説はごく一部で大部分がメール以外の解説にさかれているのでメールを使いこなすのはタイヘン。
4. アカウント設定箇所が分かれていて Outlook Express よりも分かりにくい。
   ツール → 電子メールアカウント　から設定
   ツール → オプション → メールセットアップ → 　電子メールアカウント から設定　(上と重複)
   ツール → オプション → メールセットアップ → 　送受信 から設定　（送受信に含めるアカウントはここで設定）

• 3）の「アドレス帳からエクセルへエクスポート」の注意に書いたように、アドレス帳をExcelファイルにエクスポートする場合、ファイルの種類を「テキストファイル（DOS、カンマ区切り）にする必要がある。　（Windows、カンマ区切り）にすると、アドレスに余計な文字が付加してしまう。　これはバグか？（本件、2007でも変わらず）
• アドレス帳をExcelファイルにエクスポートする場合、名フリガナのエクスポートは可、姓のフリガナのエクスポートは不可。（本件、2007では解消）
• WinXP　にOutlook2003 をインストールすると「○○○がありません」のエラーメッセージがでて起動しない場合がある。
  コントロール → メール → プロファイル → 追加で、新プロファイルに使用者名を入力
  「常に使用する」にチェックを入れ追加すれば解決する。
• Outlook2007 → 2003 への下位インポートも可能。.pstファイルのインポートで メッセージ、連絡先が同時にインポートされる。

参考）AGCでは社内メールとして Outlook Expressでなく、Outlook2003 を使用しています。

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