エクセル住所録 と メールソフト間 の インポート/エクスポート　　　　安倍（16/10/改）
　旧 Outlook Express / WindowsMail /Outlook2007 関係は　→　こちら
このページは大部分Outlook2003/2007ですが、2016でも大部分共通しています。

文字化け対策
Excel CSVファイルをメールソフトにインポートする際、しばしば文字化けが生じる。
対策：. CSV形式に保存する際、文字コード をunicode(UTF-8)に変更する。
方法：
　　・Excel で CSV形式保存 →
　　・メモ帳 で読込み → 文字コード をunicode(UTF-8) に指定して保存 →
　　・このファイルを メールソフト でインポート。

Outlook 2016
ネット情報　（１）　（２）　（３）

Outlook 2003/2007

本記事で特にことわらない限り Outlook 2003＝Outlook 2007 です。

1）エクセル表の項目名　設定

Excelのフィールド名を下記のようにしておくと、インポートでの操作が簡単になる。

・項目名は「電子ﾒｰﾙ ｱﾄﾞﾚｽ」ではなく　「電子ﾒｰﾙ」である。　（全角可）
・Outlook Express　の場合と異なり、エクセル表から取り込める項目名（フィールド名）の種類は多い（例：フリガナ）。
　ただし、郵便番号は取り込めない。　日本語対応の欠陥。

1. Outlook Expressの場合 と同じくCSV 経由でもできます。　この場合の手順は
   ファイル　→　他のアプリケーションからのインポート　→　テキストファイル（windows、カンマ区切り）
   →　参照　をクリックして　上記の保存 CSV ファイルを指定　→　フィールドの一致　→　左のインポート元の項目を右の該当項目へドラグする。
   
2. ただし、フィールドを上記表の項目名にしてあれば、上記 a. の「インポート元の項目を右の該当項目へドラグする」操作は省略できる。
   
3. CSV を経由せず、エクセル ファイルをそのままアドレス帳にインポートできます。
   その際、取りこむエクセル表の範囲を指定し、「挿入」→「名前」→「定義」で範囲名を付ける必要があります。
   あとは Outlook 2003　で、ファイル　→　他のアプリケーションからのインポート　→　エクセル →　参照　
   をクリックしてエクセルファイル名を指定　→　「定義名」をチェック　します。
   
4. Excel表で、姓と名の間に半角の空白があると英文表記とみなされ、インポート後の姓と名が入れ替わるから注意。　全角の空白なら問題ない。　

連絡先とアドレス帳

• Outlook には「連絡先」と「アドレス帳」の２つがある。　両者連携しているが完全ではない。
  ・「連絡先」にインポートした場合は「アドレス帳」にも表示する。
  ・フォルダ名変更、名前追加など、どちらかを修正した場合も他方に反映される。
  ・ただし、「連絡先」内にサブフォルダを個別に作成した場合は「アドレス帳」に表示されない。
  その場合「連絡先」を「アドレス帳」に表示させるには：
  連絡先 → サブフォルダを右クリック → プロパティ → Outlookアドレス帳 → 「電子メールのアドレス帳にこのフォルダを表示する」　にチェックを入れる。
  
• 連絡先フォルダの消去：　そのまま消去
  アドレス帳の消去：　主画面のツール → オプション → メールセットアップ → データファイル → アドレス帳　から行う。

アドレス帳は、Excel形式で保存しておくとバックアップばかりでなく他のいろいろな用途に利用できて便利です。
２００３と、２００７で若干違う。以下は２００７の場合。
ファイル　→　インポート／エクスポート　→　ファイルにエクスポート　→　Excel　→　・・・・・・
で、 Excelに保存できます。
注意：

• 姓の列と名の列を統合する法：新たな列を挿入→ここに　=a2&b2　とすると a2 と b2 が統合する。a2 と b2 を入替えると b2 が前に統合する。
  これを他の行にコピ−する。

アドレス（連絡先）データファイル：　標準（デフォルト）保管場所

データ保管場所は Windows / Outlook のVersion で異なるから検索で確認すること。

例：
・Outlook2007(vista)：
C:\ユーザ\ユーザ名\AppData\local\Microsoft\Outlook\ Outlook.pst　 （メッセージと共通）

メッセージデータファイル：　メッセージデータファイルの標準（デフォルト）保管場所と、ファイル形式の違い　

Outlook.pst ファイルの修復：

C:\Program Files\Microsoft Office\Office12 　の中にある　Scanpst.exe を起動し、Outlook.pst を指定する。

古いメールの整理：　

メール量が増えるとソフトの起動が重くなるので軽量化の操作（整理）が必要である。　メールソフトは複数のメールを一つのデータファイルで保存しているので、これを分割することで軽量化できる。

・Outlook2003：
フォルダ単位のデータファイルとなっていないので、単にフォルダを分けただけではメールデータは分割されない。　以下の操作で分割する。
自動：「ツール」 → 「オプション」 → 「その他」」 → 「古いアイテムの整理」　で設定すると、
一定期間経過したメールは別ファイル archive.pst に移動する。
手動：「ファイル」 → 「新規作成」 → 「Outlookデータファイル」　ここで「Office Outlook 個人用フォルダファイル(pst)」を選択し、
以後指示に応じて新しいフォルダ名を入力する。　生成したフォルダに手動で移す。

表示リストのフオントサイズ変更：

・Outlook2003：　「表示」 → 「並べ替え」 → 「現在のビュー」 → 「現在のビューの編集」 → 「その他の設定」
でメールリストのフォントサイズなど各種の設定ができる。

1. ビジネス用なのでスケジュール表など、多くの機能がついていて使いにくい。
2. メールデータが一括した巨大なファイルになってるのでバックアップが面倒。
3. 市販の Outlook2003 解説本は メール解説はごく一部で大部分がメール以外の解説にさかれているのでメールを使いこなすのはタイヘン。
4. アカウント設定箇所が分かれていて Outlook Express よりも分かりにくい。
   ツール → 電子メールアカウント　から設定
   ツール → オプション → メールセットアップ → 　電子メールアカウント から設定　(上と重複)
   ツール → オプション → メールセットアップ → 　送受信 から設定　（送受信に含めるアカウントはここで設定）

• 3）の「アドレス帳からエクセルへエクスポート」の注意に書いたように、アドレス帳をExcelファイルにエクスポートする場合、ファイルの種類を「テキストファイル（DOS、カンマ区切り）にする必要がある。　（Windows、カンマ区切り）にすると、アドレスに余計な文字が付加してしまう。　これはバグか？（本件、2007でも変わらず）
• アドレス帳をExcelファイルにエクスポートする場合、名フリガナのエクスポートは可、姓のフリガナのエクスポートは不可。（本件、2007では解消）
• Outlook2007 → 2003 への下位インポートも可能。.pstファイルのインポートで メッセージ、連絡先が同時にインポートされる。

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